Ob Anfrage, Schaden oder anstehende Entscheidung: In einer WEG entstehen regelmäßig die unterschiedlichsten Aufgaben. Doch statt einer direkten Lösung stellt sich oft erst einmal die Frage, wer überhaupt zuständig ist. Die Verwaltung, der Beirat oder die Eigentümer und Eigentümerinnen selbst?

Solche Situationen sind im Alltag einer WEG keine Ausnahme. Wenn die Rollen zwischen den Beteiligten nicht für alle klar sind, werden Themen weitergegeben, verzögern sich oder bleiben liegen. Dadurch verlieren selbst einfache Abläufe schnell an Klarheit.

Warum die Rollen in einer WEG oft unklar sind

Viele neue Eigentümer und Eigentümerinnen beschäftigen sich erst dann intensiver mit der WEG, wenn konkrete Themen auftauchen. Ein Schaden muss behoben werden, eine größere Maßnahme steht an oder in der Eigentümerversammlung wird über Kosten entschieden. Spätestens dann kommen Fragen auf wie: Wer entscheidet in einer WEG eigentlich was? Welche Aufgaben übernimmt der Beirat? Und wann muss ich selbst aktiv werden?

Diese Rolle haben Eigentümer und Eigentümerinnen in einer WEG

Eigentümer und Eigentümerinnen müssen vor allem dort selbst aktiv werden, wo es um Mitwirkung, Entscheidungen oder Informationen aus ihrer eigenen Einheit geht. Das bedeutet beispielsweise:

• Zahlung von Hausgeld und Sonderumlagen

• Bereitstellung relevanter Informationen zur eigenen Wohnung

• Meldung von Schäden oder Problemen

• Teilnahme an Eigentümerversammlungen (ETV)

• Abstimmungen über Maßnahmen und Kosten

• Zustimmung zu bestimmten Beschlüssen

Nicht ihre Aufgabe ist dagegen die operative Steuerung der WEG:

• Angebote einholen

• Maßnahmen organisieren

• Dienstleister steuern

• Handwerker koordinieren

• laufende Verwaltungsprozesse koordinieren

Viele denken zunächst, sie müssten sich um deutlich mehr kümmern. Genau deshalb sorgt das Verständnis für die eigene Rolle oft schon für eine spürbare Entlastung bei Eigentümern und Eigentümerinnen.

Vielen Eigentümern und Eigentümerinnen wird erst später bewusst, dass sie nicht jede organisatorische Aufgabe selbst übernehmen müssen. Klare Zuständigkeiten schaffen deshalb oft spürbare Entlastung im Alltag.

Diese Aufgaben übernimmt der Beirat

Der Verwaltungsbeirat unterstützt die Gemeinschaft und begleitet die Arbeit der Verwaltung. In vielen WEGs übernimmt er dabei eine wichtige Vermittlungsrolle zwischen Eigentümern und Eigentümerinnen und Verwaltung. Themen werden gesammelt, Fragen gebündelt und bestimmte Abläufe begleitet. Typische Aufgaben des Beirats sind:

• Unterstützung bei der Vorbereitung der ETV

• Austausch mit der Verwaltung

• Begleitung größerer Maßnahmen

• Prüfung bestimmter Unterlagen (z.B. Wirtschaftspläne, Belege, Umlaufbeschlüsse)

• Unterstützung bei organisatorischen Themen

Der Beirat ersetzt dabei keine professionelle Verwaltung. Er unterstützt die Gemeinschaft, übernimmt aber nicht die vollständige operative Steuerung der WEG.

Diese Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung

Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind im Wohnungseigentumsgesetz geregelt. Gerade in größeren Gemeinschaften wäre das ohne professionelle Strukturen kaum möglich. Zu den typischen Aufgaben einer Hausverwaltung gehören beispielsweise:

• Umsetzung von Beschlüssen

• Verwaltung wichtiger Unterlagen

• Kommunikation mit Eigentümern und Eigentümerinnen

• Steuerung laufender Prozesse innerhalb der WEG

• Koordination von Reparaturen und Dienstleistern

• Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen

• Organisation der Eigentümerversammlung und führen der Beschlusssammlung

Je klarer die Hausverwaltung diese Abläufe organisiert, desto einfacher funktioniert der Alltag für alle Beteiligten.

Die Aufgabenverteilung in der WEG im Überblick

Damit Abläufe im Alltag funktionieren, braucht jede Rolle innerhalb der WEG eine klare Aufgabe. Eigentümer und Eigentümerinnen treffen Entscheidungen und bringen sich bei gemeinschaftlichen Themen ein. Der Beirat unterstützt die Gemeinschaft und begleitet organisatorische Themen. Die Hausverwaltung übernimmt die operative Steuerung und organisiert die laufenden Abläufe.

Die Aufgabenverteilung in einer WEG.

Je klarer diese Aufgaben verteilt sind, desto einfacher lassen sich Themen im Alltag einordnen und umsetzen.

Gute Verwaltung schafft Orientierung

Eigentümer und Eigentümerinnen sollen verstehen, wann sie selbst gefragt sind. Der Beirat braucht feste Ansprechpartner. Und operative Themen müssen sauber gesteuert werden, ohne dass Anliegen zwischen Beteiligten verloren gehen.

Wir bei Theo verstehen Verwaltung nicht nur als zuverlässiges Erledigen von Aufgaben. Gute WEG-Verwaltung bedeutet für uns vor allem, Orientierung zu schaffen, Zuständigkeiten klar einzuordnen und den Alltag für Eigentümer und Eigentümerinnen spürbar einfacher zu machen.