Hausverwaltung ist heute deutlich komplexer als noch vor einigen Jahren. Eigentümer und Eigentümerinnen erwarten schnelle Rückmeldungen, transparente Abläufe und verlässliche Ansprechpartner. Gleichzeitig steigen rechtliche Anforderungen, technische Themen werden anspruchsvoller und Entscheidungen innerhalb von WEGs müssen sauber dokumentiert und umgesetzt werden.

Besonders deutlich zeigt sich das bei gesetzlichen und technischen Entwicklungen. Mit der Reform des Gebäudeenergiegesetzes gelten seit Anfang 2024 schrittweise neue Anforderungen rund um Heizungen, Energieeffizienz und energetische Maßnahmen in Gebäuden [1,2]. Für Hausverwaltungen bedeutet das deutlich mehr Abstimmungsaufwand zwischen Eigentümern und Eigentümerinnen, Dienstleistern, technischen Gewerken und langfristiger Maßnahmenplanung. Verwaltung muss heute nicht mehr nur organisieren, sondern zunehmend technische Entscheidungen begleiten und komplexe Informationen verständlich einordnen.

Auch die Organisation innerhalb von WEGs verändert sich. So können WEGs seit Oktober 2024 unter bestimmten Voraussetzungen rein virtuelle Eigentümerversammlungen beschließen [3]. Damit steigen gleichzeitig die Erwartungen an digitale Kommunikation, schnelle Informationsbereitstellung und nachvollziehbare Dokumentation. Themen müssen heute nicht nur entschieden, sondern für Eigentümer und Eigentümerinnen jederzeit transparent nachvollziehbar sein.

Das Thema Transparenz steht nicht nur für Gründer und Geschäftsführer Jona Schaeffer, sondern für alle Mitarbeitende bei Theo an erster Stelle.

Daneben steht die Branche zunehmend unter Druck. Laut EBZ Business School sehen mehr als 73 Prozent der Haus- und WEG-Verwalter Fachkräftemangel als größte Herausforderung [4]. Gleichzeitig verfügen nur rund 40 Prozent der Unternehmen über eine klar definierte Digitalisierungsstrategie [4]. Das verschärft ein Problem, das viele Eigentümer und Eigentümerinnen bereits heute spüren: Immer mehr Aufgaben treffen auf Verwaltungsstrukturen, die für diese Komplexität ursprünglich nie gebaut wurden.

Viele Verwaltungen arbeiten deshalb dauerhaft im Reaktionsmodus. Informationen liegen verteilt in einzelnen E-Mail-Postfächern, Wissen hängt an bestimmten Personen und operative Themen werden parallel organisiert statt zentral gesteuert. Solange wenig gleichzeitig passiert, funktioniert das oft noch. Sobald technische Maßnahmen, rechtliche Anforderungen und Eigentümerkommunikation parallel laufen, entstehen jedoch Verzögerungen, Unsicherheiten und zusätzlicher Aufwand.

Geschäftsführer Jan Schmälzle erlebt die Veränderungen der Branche seit vielen Jahren selbst mit. Mit Theo verfolgt er das Ziel, moderne Verwaltung effizienter zu organisieren, ohne den persönlichen Kontakt aus dem Blick zu verlieren.

Genau deshalb verändert sich aktuell nicht nur die Arbeit von Hausverwaltungen. Es verändert sich die Frage, wie Verwaltung überhaupt organisiert werden muss.

Alte Verwaltungsstrukturen stoßen an Grenzen

Die eigentliche Herausforderung liegt heute selten in einzelnen Aufgaben. Die meisten Verwaltungen wissen grundsätzlich, was zu tun ist. Schwieriger wird es dort, wo immer mehr Themen gleichzeitig koordiniert werden müssen.

Ein Beispiel: Eine technische Maßnahme wird beschlossen. Angebote müssen eingeholt, Dienstleister koordiniert, Eigentümer und Eigentümerinnen informiert und Fristen eingehalten werden. Gleichzeitig laufen Rückfragen zur Jahresabrechnung, Schäden im Gemeinschaftseigentum oder Abstimmungen innerhalb der WEG.

Wenn Informationen dabei nicht zentral verfügbar sind oder Verantwortlichkeiten verschwimmen, verlieren selbst einfache Themen schnell an Übersicht. Das ist jedoch kein Problem einzelner Mitarbeitenden. Viele Teams arbeiten längst am Limit. Das eigentliche Problem sind häufig Organisationsformen, die aus einer Zeit stammen, in der Verwaltung noch analog und sehr viel einfacher war.

Der VDIV beschreibt die Branche deshalb aktuell als Markt zwischen Wachstum, Transformation und Fachkräftemangel [5]. Größere Verwaltungen setzen zunehmend auf Digitalisierung, Effizienzsteigerung und professionellere Koordination, weil klassische Arbeitsweisen den steigenden Anforderungen immer schwerer gerecht werden.

Digitalisierung allein löst das Problem nicht

Digitalisierung wird in der Branche oft als schnelle Lösung beschrieben. Tatsächlich entstehen viele Probleme aber nicht dadurch, dass zu wenig Software eingesetzt wird. Sondern dadurch, dass Informationen, Verantwortlichkeiten und Kommunikation nicht sauber zusammenlaufen. Schlechte Verwaltung wird digital also nicht automatisch besser.

Entscheidend ist vielmehr, wie Technologie genutzt wird. Systeme sollten Menschen nicht ersetzen, sondern ihnen Arbeit abnehmen. Gerade repetitive Aufgaben, Dokumentation oder Informationsverwaltung lassen sich heute deutlich effizienter organisieren als noch vor wenigen Jahren. Und das nicht nur dank neuer Software. Sondern besonders auch durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI).

Kein Wunder also, dass KI die Branche aktuell grundlegend verändert. Sie kann Informationen noch schneller strukturieren, Abläufe unterstützen und Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Damit kann Künstliche Intelligenz einerseits dem gestiegenen Fachkräftemangel entgegenwirken. Andererseits entsteht dadurch auch wieder mehr Zeit für das, was wirklich wichtig ist: Eine persönliche Betreuung und verlässliche Begleitung im Eigentümer-Alltag.

Die entscheidende Frage ist deshalb nicht mehr, ob Verwaltung digitaler wird. Sondern welche Technologien wo und wie eingesetzt werden. Denn eins ist sicher: Neue Lösungen können der Branche wieder Aufwind geben und damit die Zufriedenheit der Eigentümer und Eigentümerinnen nachhaltig verbessern.

Interview: Wie Theo Verwaltung heute denkt

Wie verändert sich Hausverwaltung gerade wirklich? Und warum stoßen viele klassische Verwaltungsstrukturen heute zunehmend an ihre Grenzen?

Im Gespräch erklären Jona Schaeffer, Gründer & CEO von Theo und Jan Schmälzle, Geschäftsführer von Theo, welche Herausforderungen Eigentümer und Eigentümerinnen heute besonders spüren, warum Digitalisierung allein nicht ausreicht und wie moderne Verwaltung künftig organisiert werden muss.

Hausverwaltung wird komplexer. Jan Schmälzle und Jona Schaeffer erklären, warum gute Organisation heute wichtiger ist, denn je.

Was hat sich in der Hausverwaltung in den letzten Jahren am stärksten verändert?

Jan Schmälzle:Die Anzahl der Themen, die gleichzeitig begleitet werden müssen. Früher ging es stärker um klassische Verwaltungsaufgaben. Heute greifen technische Anforderungen, gesetzliche Vorgaben und Eigentümerkommunikation permanent ineinander. Dadurch ist Verwaltung deutlich anspruchsvoller geworden.

Jona Schaeffer:Und gleichzeitig steigen die Erwartungen. Eigentümer und Eigentümerinnen möchten heute nachvollziehen können, was passiert. Sie erwarten Transparenz, schnelle Rückmeldungen und eine Verwaltung, die Themen aktiv begleitet, statt nur darauf zu reagieren.

Wo merken Eigentümer und Eigentümerinnen die Probleme alter Verwaltungsstrukturen besonders stark?

Jan Schmälzle:Meistens an den kleinen Dingen. Rückfragen dauern zu lange. Unterlagen müssen mehrfach angefragt werden. Maßnahmen werden beschlossen, aber später fehlt der Überblick über den aktuellen Stand. Genau dort entsteht im Alltag Vertrauen. Oder eben Frust.

Jona Schaeffer: Viele Verwaltungen arbeiten auch noch sehr personenabhängig. Wissen steckt oft in einzelnen Köpfen statt in sauber verfügbaren Informationen. Das funktioniert vielleicht bei wenig Komplexität. Aber nicht mehr in einem Umfeld, in dem ständig parallel Themen laufen.

Welche Rolle spielt technische Verwaltung heute?

Jan Schmälzle:Eine viel größere als früher. Technische Verwaltung entscheidet heute direkt über Kosten, Werterhalt und die Qualität im Alltag. Wenn Wartungen verschoben werden oder Maßnahmen zu spät angestoßen werden, merken Eigentümer und Eigentümerinnen das oft erst dann, wenn aus kleinen Themen plötzlich größere und zumeist deutlich teurere Probleme werden.

Jona Schaeffer: Wichtig ist daher, Immobilien nicht als statischen Assets zu sehen. Sie entwickeln sich permanent weiter. Genau deshalb reicht klassische Verwaltung allein heute oft nicht mehr aus. Verwaltung muss technische Themen langfristig begleiten und Entwicklungen frühzeitig erkennen.

Warum beschäftigt sich Theo so intensiv mit Digitalisierung und KI?

Jona Schaeffer:Weil wir überzeugt sind, dass moderne Technologie Verwaltung massiv verbessern kann. KI wird Hausverwaltung nicht ersetzen. Aber sie kann repetitive Aufgaben reduzieren, Informationen schneller verfügbar machen und Teams operativ entlasten.

Dadurch entsteht wieder mehr Zeit für persönliche Betreuung, bessere Erreichbarkeit und echte Verantwortung gegenüber Eigentümern und Eigentümerinnen.

Jan Schmälzle:Für Eigentümer und Eigentümerinnen ist am Ende ja auch gar nicht entscheidend, welches System im Hintergrund läuft. Sie merken unmittelbar, ob Anliegen schnell bearbeitet oder Themen zuverlässig begleitet werden.

Was macht Theo anders?

Jan Schmälzle:Unser Anspruch ist, dass unsere Verwaltung echte Entlastung schafft, statt zusätzlichen Aufwand. Viel zu lange mussten Eigentümer und Eigentümerinnen hinter ihrer Verwaltung herlaufen und alles nachhalten. Wir organisieren Theo so, dass Hausverwaltung einfach läuft. Und zwar im Hintergrund.

Jona Schaeffer:Genau. Und um diesen Anspruch zu gewährleisten, verbindet unser Ansatz langjährige Verwaltungserfahrung, mit einem tiefem Immobilienwissen und moderner Systementwicklung. Mit dieser Kombination bauen wir Verwaltung übrigens so auf, dass sie auch langfristig skalierbar bleibt, wir unseren Service also an immer mehr Standorten anbieten können. Und Eigentümer und Eigentümerinnen trotzdem eine persönliche Betreuung erleben.

Was muss sich in der Branche langfristig verändern?

Jan Schmälzle:Verwaltung muss wieder planbarer werden. Weniger improvisieren, mehr Übersicht und bessere Nachverfolgbarkeit im Alltag. Das entlastet Eigentümer und Eigentümerinnen und gleichzeitig auch die Teams innerhalb der Verwaltung.

Jona Schaeffer:Die Branche muss aufhören, Digitalisierung nur als Softwarethema zu sehen. Gute Technologie schafft Freiräume für bessere Betreuung, bessere Kommunikation und mehr Qualität im Alltag. Und zwar auf allen Seiten.

Moderne Verwaltung braucht mehr als operative Organisation

Die Anforderungen an Hausverwaltung werden auch in den nächsten Jahren weiter steigen. Entscheidend wird deshalb nicht sein, wer möglichst viele Einheiten verwaltet. Oder wer die neueste Technologie nutzt. Sondern wer Komplexität so organisiert, dass Eigentümer und Eigentümerinnen trotz aller Veränderungen am Markt weiterhin Verlässlichkeit erleben.

Denn die Zukunft der Hausverwaltung liegt nicht in der Verwaltung selbst. Sondern ihrer Organisation.

Quellen

[1] Bundesregierung. (2024). Gesetz zum Erneuerbaren Heizen. Bundesregierung. https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/neues-gebaeudeenergiegesetz-2184942

[2] Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen. (o. D.). Gebäudeenergiegesetz. BMWSB. https://www.bmwsb.bund.de/DE/bauen/innovation-klimaschutz/gebaeudeenergiegesetz/gebaeudeenergiegesetz_node.html

[3] VDIV Deutschland. (2024). Virtuelle Eigentümerversammlung. VDIV Deutschland. https://vdiv.de/virtuelle-eigentuemerversammlung

[4] EBZ Business School. (2025, 22. April). Mehr als ein Drittel der Haus- und WEG-Verwalter ohne digitale Strategie: Fachkräftemangel fordert Handlungsbedarf. EBZ Business School. https://www.ebz-business-school.de/presse/detail/beitrag/mehr-als-ein-drittel-der-haus-und-weg-verwalter-ohne-digitale-strategie-fachkraeftemangel-fordert-handlungsbedarf.html

[5] VDIV Deutschland. (2025, 12. September). VDIV Deutschland veröffentlicht Branchenbarometer 2025: Immobilienverwaltungen zwischen Wachstum, Transformation und Fachkräftemangel. VDIV Deutschland. https://vdiv.de/presse/details/vdiv-deutschland-veroeffentlicht-branchenbarometer-2025-immobilienverwaltungen-zwischen-wachstum-transformation-und-fachkraeftemangel