Die Betriebskostenabrechnung gehört für viele Eigentümer und Eigentümerinnen zu den Aufgaben, die gerne aufgeschoben werden. Nicht, weil einzelne Positionen grundsätzlich unverständlich wären. Sondern weil schnell viele Fragen gleichzeitig entstehen: Welche Kosten dürfen überhaupt umgelegt werden? Welche Unterlagen werden benötigt? Und wie stelle ich sicher, dass die Abrechnung vollständig und korrekt ist?

Gerade bei vermieteten Wohnungen oder selbst verwalteten Miethäusern kostet die Erstellung deshalb oft deutlich mehr Zeit als ursprünglich gedacht. Denn neben Zahlen und Rechnungen spielen auch Fristen, Umlageschlüssel und rechtliche Vorgaben eine wichtige Rolle.

Die gute Nachricht: Mit einem klaren Ablauf lässt sich die Abrechnung deutlich strukturierter und nachvollziehbarer in drei Schritten erstellen. Oder noch einfacher: Sie lassen Ihre Betriebskostenabrechnung unkompliziert und rechtssicher für nur 79 € direkt von uns erledigen.

Der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten.

Bevor man in die Erklärung der Betriebskostenabrechnung einsteigt, sollte zunächst der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten geklärt werden. Obwohl sie häufig analog genutzt werden, haben die beiden Begriffe unterschiedliche Bedeutungen. Während der Betriebskostenbegriff gesetzlich definiert ist und einen Bezug zur Betriebskostenverordnung herstellt, fehlt es für den Nebenkostenbegriff an einer gesetzlichen Definition.

Werden bei den Betriebskosten und der Betriebskostenverordnung zum Beispiel die spezifischen Gegebenheiten der Wohnraummiete berücksichtigt, sind die Besonderheiten im Zusammenhang mit gewerblich genutzten Immobilien nicht erfasst.

Die GEFMA hat einen Ansatz für die Abgrenzung von Betriebs- und Nebenkosten veröffentlicht: Kosten, die definitionsgemäß als Betriebskosten gelten und deren Umlage vertraglich vereinbart ist:

• sind Betriebskosten

• sind Nebenkosten

Betriebskosten: Kosten, die definitionsgemäß als Betriebskosten gelten, deren Umlage vertraglich aber nicht vereinbart ist:

• sind Betriebskosten

• sind keine Nebenkosten

Nebenkosten: Kosten, die definitionsgemäß nicht als Betriebskosten gelten, deren Umlage aber vertraglich vereinbart ist:

• sind keine Betriebskosten

• sind Nebenkosten

Was ist eine Betriebskostenabrechnung überhaupt?

Die Betriebskostenabrechnung zeigt Mietern und Mieterinnen, welche Betriebskosten innerhalb eines Abrechnungszeitraums entstanden sind und welcher Anteil davon auf ihre Wohnung entfällt. Sie ist also nicht dasselbe wie die Jahresabrechnung einer WEG.

Die Unterscheidung zwischen Jahres- und Betriebskostenabrechnung ist gar nicht so schwer: Die Jahresabrechnung betrifft Eigentümer und Eigentümerinnen innerhalb der WEG. Die Betriebskostenabrechnung betrifft Vermieter und Vermieterinnen und ihre Mieter und Mieterinnen.

Das ist zum Beispiel relevant bei vermieteten Eigentumswohnungen innerhalb einer WEG, bei selbst verwalteten Miethäusern oder bei Mehrfamilienhäusern mit mehreren Mietparteien. Dabei dürfen nicht automatisch alle Kosten umgelegt werden.

Umlagefähig sind grundsätzlich sogenannte Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung.[1] Dazu gehören typischerweise:

• Heizkosten

• Wasserkosten

• Müllabfuhr

• Gebäudereinigung

• Hausmeisterleistungen

• Gartenpflege

• Versicherungen

• Allgemeinstrom

Nicht umlagefähig sind dagegen zum Beispiel:

• Reparaturen

• Instandhaltungen

• Verwaltungskosten

• Bankgebühren

• Rücklagen

In drei Schritten zur Betriebskostenabrechnung

Viele Fehler entstehen nicht bei einzelnen Zahlen. Sondern bereits im Ablauf. Fehlende Unterlagen, falsche Umlageschlüssel oder versäumte Fristen sorgen schnell für zusätzlichen Aufwand und Rückfragen.

Mit einer klaren Struktur lässt sich die Erstellung der Betriebskostenabrechnung jedoch deutlich einfacher organisieren.

Schritt 1: Alle relevanten Unterlagen vollständig sammeln

Die Betriebskostenabrechnung wird deutlich einfacher, wenn zunächst alle relevanten Unterlagen vollständig vorliegen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Rechnungen von Dienstleistern

• Versicherungsbeiträge

• Heizkostenabrechnungen

• Wasserabrechnungen

• Müllgebühren

• Hausmeisterkosten

• Wartungsverträge

• Zählerstände

• Mietverträge mit Umlageschlüssel

Wichtig ist dabei vor allem Vollständigkeit. Denn fehlende Belege führen später häufig dazu, dass Kosten vergessen oder falsch verteilt werden.

Tipp: Hilfreich ist eine zentrale Ablage für alle Unterlagen rund um die Immobilie. Dabei ist es egal, ob digital oder klassisch als Ordner. Wer Rechnungen und Verträge bereits unterjährig sauber sammelt und verwahrt, spart sich bei der Erstellung viel Zeit.

Schritt 2: Umlagefähige Kosten korrekt verteilen

Im nächsten Schritt werden die umlagefähigen Kosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt. Entscheidend dafür ist der sogenannte Umlageschlüssel. Dieser ergibt sich meist aus dem Mietvertrag.

Häufige Umlageschlüssel sind:

• Wohnfläche

• Personenzahl

• Verbrauch

• Anzahl der Wohnungen

Ein vereinfachtes Beispiel:

Ein Miethaus verursacht jährlich:

• 1.200 € Müllkosten

Die Gesamtwohnfläche beträgt:

• 600 m²

Eine Wohnung hat:

• 75 m²

Dann ergibt sich: 75 ÷ 600 × 1.200 € = 150 € Müllkostenanteil

Je nach Kostenart gelten allerdings unterschiedliche Regeln. Heiz- und Warmwasserkosten müssen beispielsweise teilweise verbrauchsabhängig abgerechnet werden.[2] Gerade bei mehreren Umlageschlüsseln oder gemischt genutzten Immobilien wird die Abrechnung deshalb schnell komplexer.

Tipp: Werden unterschiedliche Umlageschlüssel verwendet, hilft eine einfache Übersichtstabelle. So bleibt nachvollziehbar, welche Kosten nach Fläche, Verbrauch oder anderen Kriterien verteilt wurden.

Schritt 3: Betriebskostenabrechnung prüfen und Fristen beachten

Bevor die Betriebskostenabrechnung verschickt wird, sollte sie sorgfältig geprüft werden. Wichtige Fragen dabei:

• Sind alle umlagefähigen Kosten enthalten?

• Stimmen die Umlageschlüssel?

• Wurden Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt?

• Sind die Zeiträume vollständig?

• Fehlen Rechnungen oder Belege?

Außerdem wichtig: Die Betriebskostenabrechnung muss Mietern und Mieterinnen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.[3] Wird diese Frist versäumt, können Nachforderungen in vielen Fällen nicht mehr geltend gemacht werden. Gerade deshalb lohnt sich eine frühzeitige und strukturierte Vorbereitung.

Tipp: Viele Eigentümer und Eigentümerinnen beginnen zu spät mit der Erstellung der Abrechnung. Sinnvoll ist es, Unterlagen und Kosten bereits während des laufenden Jahres regelmäßig zu prüfen, statt alles erst kurz vor Fristende zusammenzustellen.

Betriebskostenabrechnung erstellen lassen: Der einfachste Weg

Viele Eigentümer und Eigentümerinnen merken erst bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung, wie viel organisatorische Arbeit tatsächlich dahintersteckt. Denn neben Zahlen und Belegen müssen auch Umlageschlüssel, Fristen und rechtliche Vorgaben sauber berücksichtigt werden.

Gerade bei mehreren Einheiten, vermieteten Eigentumswohnungen oder komplexeren Immobilien wird die Erstellung deshalb schnell zeitaufwendig. Damit Sie als Eigentümer oder Eigentümerin sich nicht jedes Jahr erneut durch Rechnungen, Tabellen und Fristen arbeiten müssen, können Sie einfach unseren Service zur Erstellung nutzen.

Wir bei Theo erstellen Betriebskostenabrechnungen schnell und nachvollziehbar für nur 79 €. Sie stellen uns lediglich die notwendigen Unterlagen zur Verfügung, wir kümmern uns mit datenschutzkonformer Verarbeitung um die rechtssichere Erstellung Ihrer Betriebskostenabrechnung.

Quellen

[1] Bundesministerium der Justiz. (o. D.). Betriebskostenverordnung (BetrKV). Gesetze im Internet. https://www.gesetze-im-internet.de/betrkv/

[2] Bundesministerium der Justiz. (o. D.). Heizkostenverordnung. Gesetze im Internet. https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/

[3] Bundesministerium der Justiz. (o. D.). Bürgerliches Gesetzbuch § 556 Vereinbarungen über Betriebskosten. Gesetze im Internet. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html